「とりあえず安いのでいいか」と選んだプリンター、
インク代が高すぎる・遅い・壊れやすい…そんな後悔、実はめちゃくちゃ多いです。
私は普段、オフィス機器まわりの相談を受けることが多いのですが、
プリンターは最初の選び方で“数年分のコストとストレス”が決まる機器のひとつ。
この記事では、中小企業・小規模オフィス向けに
「これだけ押さえれば失敗しない」5つのチェックポイントを分かりやすく解説します。
結論：プリンター選びで見るべきは「本体価格」じゃない
先に結論から言うと、見るべきはこの5つです。
- 月にどれくらい印刷するか（印刷量）
- インク or トナーのコスト
- 印刷スピードと耐久性
- 複合機か、単機能か
- サポートと消耗品の入手性
この5つを順番に見ていけば、自社に合わない機種を掴む確率はほぼゼロになります。
ポイント①：まず「月の印刷枚数」を把握する
ここを決めずに選ぶのが、一番ありがちな失敗。
目安としては：
- 月100〜300枚 → 小型インクジェットでも可
- 月300〜1,000枚 → ビジネス向けインクジェット or 小型レーザー
- 月1,000枚以上 → レーザープリンター（または複合機）推奨
印刷量が多いのに家庭用モデルを使うと、
インク代が高騰＋本体の寿命が短いというダブルパンチを食らいます。
ポイント②：本体価格より「ランニングコスト」を見る
プリンターで一番お金がかかるのは、実はインク・トナー代です。
例えば：
- 本体：1万円で安い
- でもインク：すぐ無くなる＆高い
これ、トータルで見ると高くつくパターン。
チェックすべきは：
- 1枚あたりの印刷コスト（メーカー公表 or レビューで確認）
- 大容量インク・トナーがあるか
- 互換品・リサイクル品が手に入りやすいか
ここを意識するだけで、年間コストが数万円変わることも普通にあります。
ポイント③：印刷スピードと耐久性は「業務効率」に直結する
家庭用プリンターと業務向けプリンターの大きな違いは、
- 印刷スピード
- 連続印刷への強さ（耐久性）
です。
請求書・見積書・資料をよく印刷するなら、
- 1分あたり何枚印刷できるか
- 連続印刷しても止まらないか
ここは地味だけど、毎日のストレスに直結します。
ポイント④：複合機にするか、単機能にするか
よくある構成はこの2択：
- プリントだけ → 単機能プリンター
- スキャン・コピーも使う → 複合機
中小企業なら、正直複合機のほうが便利なケースが多いです。
- 紙資料をPDF化したい
- ちょっとコピーを取りたい
- FAXもたまに使う
こういう用途が少しでもあるなら、最初から複合機を選んだ方が後悔しにくいです。
ポイント⑤：メーカーとサポート体制も意外と重要
プリンターは「壊れたら終わり」じゃなく、消耗品を何年も買い続ける機器です。
その意味で、
- サポートがしっかりしている
- 消耗品がすぐ手に入る
- 取り扱い情報が多い
メーカーを選ぶのは、かなり大事。
国内だと例えば
キヤノン、エプソン、ブラザー工業
あたりは、情報も多く、消耗品も手に入りやすいので安心感があります。
よくある失敗パターン
最後に、よくある失敗をまとめておきます。
- とにかく安さだけで選ぶ
- 印刷量を考えずに家庭用モデルを買う
- インク代・トナー代を見ていない
- 仕事で使うのにスピードを軽視する
1つでも当てはまりそうなら、もう一度この記事のチェック項目を見直すのがおすすめです。
まとめ：プリンター選びは「業務コストの最適化」
中小企業にとってプリンターは、
一度買ったら、毎月コストと時間に影響し続ける機器
です。
だからこそ、
- 印刷量
- ランニングコスト
- スピードと耐久性
- 機能（複合機かどうか）
- サポート体制
この5つを基準に選べば、「安物買いの銭失い」はほぼ確実に避けられます。
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